办公用品采购管理规定及办法
1.0目的
加强办公用品使用管理控制，规范办公用品进销存作业流程，提高服务能力，减少铺张浪费，节约管理成本。
2.0适用范围：
本公司所有办公用品都适用此制度。
3.0职责：
3.1物料课：
3.1.1负责所有办公文具用品的收发与存储管理。
3.1.2负责常用办公文具用品的申购与存量管制及非常用文具用品申购单的审查确认。
3.1.3负责常用办公文具用品库存情况的报告及回收类文具废品的处理。
3.2使用部门：
3.2.1负责特殊办公文具用品的申购。
3.2.2负责领用办公文具用品的管理与控制。
3.2.3负责每月部门计划用量的申请。
3.3管理部：
3.3.1负责对办公文具用品每月使用成本计划的制订与报告。
3.3.2负责所有办公文具用品申领计划的审核。
3.3.3负责对办公文具用品使用情况的监督审查。
3.4供应课：负责所有办公文具用品的采购。
3.5财务部：负责所有办公文具用品消耗成本的分析与检讨。
4.0内容：
4.1办公文具用品计划
4.1.1管理部根据公司管理成本计划，制订出各部门每月文具用品使用成本计划，交公司资财总监审核后发给各部门执行。
4.1.2各部门严格按照公司制订的文具使用成本计划，在每月20日前做出下月《文具用品申请审批表》，报给管理部审查。管理部在每月25日将审查结果反馈给各相关部门并统计一份《文具用品申请审批表》之月总表交给物料课申购。
4.2申购与采购：
4.2.1常用可计划办公文具用品，由物料课按照管理部提供的《文具月计划使用总表》上的审核数量进行请购，申购单据在每月28日前交给供应课。申购单据经仓务部经理签核后生效。
4.2.2常用办公文具用品、工衣，由物料课设置适当的安全存量，以备领用。
4.2.3非常用计划外的特殊办公文具用品之申购流程参照WI--《物料申购及采购作业管理办法》之相关规定执行。
4.2.4文具用品一般采购周期为4天，紧急采购期为2天，工衣采购周期15天。采购员收到申购单后须按4.1.1和4.1.2上的要求进行核对，如不符合规定必须拒绝采购。
4.2.5采购人员须严格按照申购单上的要货期与申购量进行采购。
4.3收货：
4.3.1所有办公文具用品都必须通过物料课收货组人员进行收货。
4.3.2收货员必须严格按照WI--《收货与验退货流程操作说明》之相关规定进行收货作业。
4.3.3计划外申购的特殊办公用品收货时要通知申购单位课长进行验货/收货。
4.3.4收货时收货员要认真检查来货的质量是否有问题，如有问题应实时进行退货处理。
4.4存储：
4.4.1所有办公文具用品都入辅料仓统一库存记账管理，仓管员必须做到收发有据，帐物一致，确保库存数量的准确。
4.4.2仓管员对所有常用办公文具用品必须要按照《____安全库存控制表》去进行管制，设定科学的标准的安全存量，确保不断料不囤积无急料无呆料。
4.5领用
4.5.1领用单位严格按照《文具用品申请审批表》上的核准用量从ERP系统上开出《辅料领料单》到辅料仓领用，领料单须经过单位课长签核有效。
4.5.2辅料仓人员发料时要核对《辅料领料单》上的领用量与《文具用品申请审批表》上的批准用量是一致的方可发料。如有超领必须经过相关部门经理与仓务部经理审核。
4.5.3零星采购文具办公用品由使用部门一次性领用。辅料仓不作库存保管。
4.5.4领用时间(详见附表)。办公文具用品每月发放两次，分四天发完，分别为5号、7号、17号、19号，各单位严格按照统一编排的领用时间开单到辅料仓领用，其它时间一概不办理领用事宜。非按规定时间的特殊领用必须经过部门经理审核，仓务部经理签名后方可发料。
4.5.5以旧换新的物品必须要以旧换新，否则不予以发放。
4.5.6对讲机、计算器、订书机、打孔机等较贵重的物品，领用时须交给管理部审查并记入个人档案，仓库凭管理部审查的《辅料领料单》发放。
4.5.7．工衣领用必须经过管理部门审批后发放。管理部审批时要做好登记，并将工衣领用登记清单报给财务部扣款。
4.6单位使用与离职移交管理
4.6.1各单位对办公文具用品的使用要本着节约的原则进行严格管理，在领用发放过程中要有记录并领用人要签名。
4.6.2单位离职人员在离职移交时，须将所有领用的贵重文具用品作为一项工作移交的内容，由单位课长负责监督移交清楚并做好移交清单。领用人离职时将实物退给仓库，仓库在《离职放行条》上写清退仓物品，由管理部核对档案上的领用记录，如有遗失则领用人需照价赔偿。
4.6.3离职人员交出的贵重文具用品，由辅料仓作退仓物品入数存储，下次优先发放。
4.6.4贵重文具丢失或损坏扣款：由管理部出具文具/工具扣款单，给财务部在当月工资中扣除。文具/工具扣款单经财务签收后，由财务反馈第二联给辅料仓注销领用记录与库存账。
4.7盘点：
4.7.1文具用品盘点纳入物料课每月盘点计划。
4.7.2管理部与成本部不定期的进行抽盘监督。
4.8文具报废。
4.8.1文具不能使用时须及时申请报废，不得私自扔掉。
4.8.2所有以旧换新之回收报废文具都由物料课负责跟进最终处理结果。
4.8.3物料课每月将回收报废物品分类上报处理，最终处理结果由资财中心总监确定。
5.0流程图
无
6.0相关文件：
7.0质量记录：