XX公司费用报销管理制度
第一章总则
第一条本制度的目的及依据
为规范XX公司及其所属各子公司的费用报销核算行为，加强费用核算内部控制，规避经营风险和税务风险，根据国家有关法律、法规的规定，并结合管理需要，制定本制度。
第二条本制度“费用”的范围
本制度所称的“费用”，是指XX公司及其所属各子公司发生的与本公司经营活动有关的下列各项支出：
（一）外购原材料、商品；
（二）外购燃料及动力；
（三）接受外部生产经营性劳务和服务；
（四）购置不需要安装设备；
（五）项目投资建设。
第三条本制度的主要内容
（一）报销凭证的要求；
（二）不予报销的费用；
（三）报销审批手续及流程；
（四）报销人、报销审核、审批人职责；
（五）业务部门对费用报销的管理。
第四条本制度的适用范围
本制度适用于XX公司及其所属各子公司。
本制度中“XX公司”简称为“集团公司”，集团公司及其所属各子公司统称为“集团各公司”。
第五条费用报销的时限性要求
（一）预付及个人借采购款、预付性费用应按合同或协议约定及时办理结算并取得发票报帐，以便正确反映公司资产占用和经营业绩，避免跨期费用报账。
（二）已取得的报销发票应连同相关证明凭据及时办理签批手续转交财务入账，以便正确反映公司资产占用和经营业绩，避免跨期费用报账。
第二章报销凭证的要求
第六条取得费用报销发票的要求
（一）发票的客户名称栏必须填写公司名称的全称
按照《中华人民共和国发票管理办法及实施细则》未填列全称的发票属于不规范的发票，根据规定不得做为报销凭证。员工在办理业务索取报账发票时，应要求发票提供方填列公司的全称，如“宁夏XX集团有限公司”，不能使用“宁夏XX有限公司”、“宁夏XX公司”、等不完整的称谓。
（二）发票内容应填写完整
发票中的业务项目、计量单位、数量、单价和金额是反映外购商品物资及燃料和动力、接受外部劳务、购置固定资产、工程建设支出全貌的五项主要内容，员工在办理业务索取报账发票时，应要求发票提供方填写完整，不得遗漏。
（三）发票必须加盖开票单位的发票专用章
按照《中华人民共和国发票管理办法及实施细则》的规定：企业取得的各类发票必须是税务机关监制并加盖发票专用章，加盖开票单位的公章、财务章或其他印章的发票都属于不规范的发票，根据规定不得做为报销凭证。
（四）发票样式要符合税务规定
已经停止使用的发票样式，不能作为报销凭据，财务部门应注意保持与当地税务机关的沟通，及时了解发票废止情况，并告知业务部门相关人员按税务规定索取发票。
（五）取得发票种类的规定
开具发票单位为一般纳税人的，必须取得具增值税专用发票报账；为小规模纳税人的，必须要求其到税务局代开增值税专用发票取回报账。
（六）各类旅行社开具的发票不得作为学习、培训、考察、调研等活动的报销凭据，避免开具礼品内容的发票。
（七）行*事业单位收款收据的相关规定
行*性事业单位统一收款收据主要用于行*事业单位按照规定的收费项目收取的费用而向付款方开具的收款收据；行*事业单位一般收款收据主要用于国家机关、社会团体、事业单位之间的往来款。因此支付行*事业单位的收费项目，可以使用行*事业单位开具的收款收据做为报销凭证。支付行*事业单位收费项目以外的经营项目，需取得税务机关代开的税务发票做为报销凭证。行*事业单位开办咨询服务、项目评估、学术交流、办班培训等自愿有偿服务时，其提供的各种服务所收取的费用，应当取得税务部门监制的税务发票，而不得使用当地财*部门监制的行*事业单位的收款收据做为报销凭证。
第七条取得发票报销需附带的相关证明凭据
（一）会议费
1、会议通知文件（包括：会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准等）；
2、参加会议的事前批准手续；
3、会议费结算清单。
（二）业务招待费
业务招待审批单。
（三）外购原材料、商品费用
1、原材料、商品采购合同或计划；
2、因发票不能列全商品物资明细，需出具的盖有发票专用章的供应商销售清单或送货单（需列明商品物资的名称、数量、单价和金额，商品物资名称不能只填列“商品”、“物资”或“办公用品”等笼统名称）；
3、款项汇入业务经办人银行卡，再由经办人支付给供应商的现金结算收据；
4、商品、材料物资的“入库验收单”、“质检单”和“过磅单”（如有）。
（四）外购燃料及动力
1、燃料、动力采购合同；
2、由公司动力管理部门签字确认的天然气、水、电费用结算账单；
3、瓶（罐）装燃气、燃油、燃煤“入库验收单”；
4、采购汽油、柴油等油品，采取统一采购、发放加油卡使用方式的各加油卡的加油清单（加油清单作为油品入库和领用的账务处理凭据，应与开具油品发票的商品名称、数量及金额等信息相符）。
（五）接受外部生产经营性劳务（服务）费用
1、“劳务（服务）合同或协议”（应注明劳务或服务提供方名称、劳务或服务内容、单价和金额、是否含税、提供劳务或服务发票的种类等内容）；
2、加盖发票专用章并由双方经办人签字确认的“劳务（服务）结算单”（应载明劳务或服务提供方各称、劳务（服务）内容、数量、结算单价和金额等信息）；
3、款项汇入业务经办人银行卡，再由经办人支付给劳务提供方的现金结算收据。
（六）购置不需要安装设备费用
1、设备采购合同；
2、设备验收交付使用单。
（七）项目投资建设费用
1、“项目前期费用”、“建筑及安装工程”、“需安装设备及工程物资采购”等的合同；
2、工程结算书。包括但不限于：结算报告、工程结算编制说明、工程结算表、进度验收或竣工验收单（三方签单）等。
第三章不予报销的费用
第八条存在下列情况的费用不予报销
（一）非集团各公司在册的员工申请报销的费用。
（二）未办理业务部门报销审核、审批手续，将报销凭据直接传递给财务部门的费用。
（三）“差旅费报销单”、“费用报销审批单”内容填写不完整、有误的费用。
（四）报销凭据不齐全的费用。
（五）购买礼品及大额烟、酒和茶叶的费用。
（六）超出审批标准、已批准的采购计划、合同或协议金额的报销费用。
（七）商品物资供应方、收取货款方、开具货物发票方三者不一致的采购费用。
（八）提供劳务（服务）方、收取劳务（服务）费款方、开具劳务（服务）发票方三者不一致的费用。
第四章报销审批手续及程序
第九条报销审批手续
（一）差旅费用
由经办人依据相应的发票及本制度第四条规定的附件凭据填写“差旅费报销单”，办理报销审批手续。
（二）差旅费以外的其他费用
由经办人依据本制度第六条和第七条规定的相应发票及附件凭证填写“费用报销审批单”，办理报销审批手续。
第十条报销审批程序
业务经办报销人要严格按照以上流程办理费用审核、复核及审批手续，对因越级办理而产生的不良后果负主要责任，越级复核、审批人也要承担相应的管理责任。
第五章报销人、报销审核、审批人责任
集团各公司发生的费用，由各公司业务部门负责人、主管会计、财务部长、集团公司分管业务副总、总经理助理、常务副总等人员按照本制度规定的审核、审批流程和内容进行审核和审批。
子公司无主管会计和财务部长的，由集团公司会计和财务部长代行审核、复核职责，无业务部门负责人的，由集团公司分管副总代行审核职责。
业务部门负责人、财务部门、集团公司主管业务副总、总经理助理、常务副总应严格审核、审查报销费用的合理性、合规性，对手续不完整、不合规、用途和金额不合理的费用报销应不予审核、审批通过或批准。
第十一条费用报销人的责任
（一）严格按照审批标准、已批准的采购计划、合同或协议金额控制报销费用；
（二）报销取得的发票符合本制度第六条的相关要求；
（三）报销附带的相关证明凭据齐全、符合本制度第七条的规定，并与报销发票的内容信息相符一致；
（四）“差旅费报销单”、“费用报销审批单”内容填写齐全，并与报销发票及附带的证明凭据信息相符，予以签字确认；
（五）采购报账的物资流、发票流、资金流要一致，报销的劳务（服务）费用，劳务（服务）的提供方、发票开出方、劳务费用的收取方三者要一致；
（六）对预付采购款、预付费用要按合同或协议约定及时办理结算，并取得报销发票和相应的证明凭据及时办理签批手续；
（七）对已完成签批的报销费用，要及时将审批单、发票和相关证明凭据一同转交给财务部门入账。
第十二条业务部门负责人的审核责任
（一）发生的费用是否必要、真实、合理；
（二）报销费用是否超出审批标准、已批准的采购计划、合同或协议金额；
（三）报销发票及附带的相关证明凭据是否齐全；
（四）“差旅费报销单”、“费用报销审批单”填写内容是否齐全；
（五）采购报账的物资流、发票流、资金流是否一致，劳务（服务）的提供方、发票开具方、款项收取方三者是否一致；
（六）对预付采购款、预付费用，督促经办人按合同或协议约定及时办理结算，并取得发票及相应的证明凭据到财务报帐。
第十三条分管业务副总的审批责任
（一）发生的费用是否必要、真实、合理；
（二）费用报销是否超出审批标准、已批准的采购计划、合同或协议金额；
（三）采购报账的物资流、发票流、资金流是否一致，劳务（服务）的提供方、发票开具方、款项收取方三者是否一致；
（四）签署是否同意费用报销的意见。
第十四条主管会计的审核责任
（一）报销费用是否超出审批标准、已批准的采购计划、合同或协议金额；
（二）报销取得的发票是否符合本制度第六条的相关要求；
（三）费用报销附带的相关证明凭据是否齐全、符合本制度第七条的规定，与报销发票的内容信息是否相符一致；
（四）“差旅费报销单”、“费用报销审批单”内容填写是否齐全，并与报销发票及附带的证明凭据信息相符；
（五）采购报账的物资流、发票流、资金流是否一致，劳务（服务）的提供方、发票开具方、款项收取方三者是否一致。
（六）对预付性费用，督促经办人及时办理结算，并取得发票报帐。
第十五条财务部长的复核责任
（一）报销费用是否超出审批标准、已批准的采购计划、合同或协议金额；
（二）报销取得的发票是否符合本制度第六条的相关要求；
（三）报销附带的相关证明凭据是否齐全、符合本制度第七条的规定，与报销发票的主要内容信息是否相符一致；
（四）“差旅费报销单”、“费用报销审批单”内容填写是否齐全，并与报销发票及附带证明凭据的主要内容信息相符；
（五）采购报账的物资流、发票流、资金流是否一致，报销的劳务（服务）费用，劳务（服务）的提供方、发票开出方、劳务费用的收取方三者是否一致。
第十六条集团公司总经理助理的审批责任
（一）发生的费用是否必要、合理；
（二）费用报销是否严格按本制度规定的流程逐级进行审核、审批；
（三）签署是否同意费用报销的意见。
第十七条集团公司常务副总的批准责任
集团公司常务副总对上述已经审核、审批的报销费用的必要性、合理性、合规性进行终审判断，签署是否同意报销的批示。
第六章业务部门对费用报销的管理
第十八条业务部门对报销费用进行台账登记管理
报销部门设置费用报销登记台账，对费用取得发票和款项支付等情况进行详细记录，并于每月末与财务主管会计核对账簿，做到双方记录相符一致。
第七章附则
第十九条本制度由集团公司财务部负责解释。
第二十条本制度自印发之日起执行。